Rechtliches

Kurz gesagt

Unter Rechtliches liegen die URLs für die Nutzungsbedingungen und das DSGVO- / Datenschutzdokument des Treueclubs, hier legst du fest, wer über Datenlöschanfragen benachrichtigt wird, und hier wird der Einwilligungs-Flow nach POS-Registrierung konfiguriert. Die URLs für Nutzungsbedingungen / DSGVO werden im Registrierungsformular angezeigt, wenn Mitglieder auf „Bedingungen ansehen" klicken — halte sie aktuell, wenn dein Rechtsteam die Dokumente überarbeitet. Die anderen beiden Karten werden beim Start festgelegt und ändern sich selten.

URLs — Nutzungsbedingungen und DSGVO

Zwei URL-Felder:

• Nutzungsbedingungen — die URL deines gehosteten Nutzungsbedingungen-Dokuments. Was unter dieser URL liegt, sehen Mitglieder, wenn sie im Registrierungsformular auf den Bedingungen-Link klicken.
• DSGVO — die URL deines gehosteten DSGVO- / Datenschutzdokuments. Gleiche Idee.

Das sind in der Regel Seiten auf deiner Geschäftswebsite (z. B. https://yourbusiness.com/terms und https://yourbusiness.com/privacy). Wenn dein Rechtsteam die Dokumente aktualisiert, ist hier keine Arbeit nötig — die URL zeigt weiterhin auf dieselbe Seite, der neue Inhalt wird automatisch angezeigt. Aktualisiere die URLs nur, wenn du die Dokumente an einen neuen Pfad verschiebst.

Datenlöschanfragen

Mitglieder können die Löschung ihrer personenbezogenen Daten selbst beantragen — über die Datenlöschseite in der Treue-Web-App, ohne dein Personal einzuschalten. Diese Karte legt fest, wer in deinem Unternehmen davon erfährt.

Ein Feld:

• E-Mail-Adressen der Empfänger — wer benachrichtigt wird, wenn eine Anfrage eingeht. Trenne mehrere Adressen durch Kommas; das Feld nimmt so viele auf, wie du brauchst.

Jede Anfrage erreicht immer unser Datenteam, unabhängig von diesem Feld. Die hier eingetragenen Adressen erhalten eine Kopie, damit die Person, die tatsächlich handeln muss, gleichzeitig mit uns Bescheid weiß.

Eine Anfrage bearbeiten

Die Benachrichtigung sagt dir, dass ein Mitglied die Löschung beantragt hat. Sie löscht von sich aus nichts — die Löschung ist eine bewusste Handlung, die jemand in deinem Unternehmen im Panel ausführt: Mitgliedsprofil öffnen, Aktionen → Mitglied löschen, bestätigen.

Diese Löschung kann nicht rückgängig gemacht werden. Danach ist das Mitglied nicht mehr identifizierbar, und alles, was es angesammelt hatte, ist mit ihm weg.

Sie schließt außerdem diese Identität: dieselbe Telefonnummer und E-Mail-Adresse können sich danach nicht erneut in deinem Programm registrieren. Das ist bewusste Betrugsprävention und kein Nebeneffekt; ausführlich erklärt auf Manuelle Aktionen.

Die Benachrichtigung deckt nur die Treueplattform ab. Wurden die Daten des Mitglieds an ein Kassensystem, eine Bestellseite, einen Zahlungsanbieter oder ein Messaging-Tool weitergegeben, musst du diese Kopien selbst löschen.

Fallstricke

• Ein leeres Feld bedeutet, dass niemand in deinem Unternehmen benachrichtigt wird. Die Anfrage erreicht weiterhin unser Datenteam, aber die Person, die handeln muss, erfährt nichts davon. Fülle das beim Start aus.
• Richte es auf eine Rolle aus, nicht auf eine Person. Eine Anfrage im Postfach einer Person, die das Unternehmen verlassen hat, beantwortet niemand. Eine gemeinsame Adresse (datenschutz@, legal@) übersteht Personalwechsel, eine persönliche nicht.
• Die Benachrichtigung hat ein einziges Standardformat für alle Märkte. Sie wird nicht übersetzt oder pro Unternehmen angepasst.
• Die Anfrage zu beantworten ist deine Aufgabe. Die Plattform speichert die Daten und meldet dir die Anfrage; über sie zu entscheiden und die in deinem Markt geltende Frist einzuhalten, ist Sache des Unternehmens. Diese Frist setzt deine Rechtsberatung, nicht diese Seite.

Mitglieder-Einwilligungseinstellungen

Die rechte Karte auf der Seite steuert den Abschluss-Flow — die Nachricht, die Mitgliedern nachgeht, die ohne ihre Pflichtfelder registriert wurden.

Das passiert immer dann, wenn ein Mitglied außerhalb des öffentlichen Formulars entsteht: Die Kassenkraft nimmt jemanden mit nur einer Telefonnummer auf, oder ein POS-Registrierungsartikel legt das Mitglied beim Kauf an. In beiden Fällen existiert das Mitglied, hat aber in nichts eingewilligt. Das vollständige Bild der Wege in den Club steht unter Wie Mitglieder beitreten.

• Aktiv — Schalter. Wenn an, wird Mitgliedern, die ohne ihre Pflichtfelder registriert wurden, automatisch nachgegangen. Aus heißt, sie bleiben unbegrenzt unvollständig.
• Wie senden — der verwendete Kanal: SMS oder E-Mail. Üblich ist SMS, da oft nur eine Telefonnummer vorliegt.
• Kommunikationsvorlage — die Nachricht, die gesendet wird, ausgewählt aus Ihrer Bibliothek unter Komm. Vorlagen. Sie muss den Einwilligungs-Link enthalten, eingefügt über Select magic links im Vorlageneditor — dieser Link bringt das Mitglied zum Registrierungsformular.

In der Praxis: nur mit einer Telefonnummer registriert → erhält diese Nachricht → tippt auf den Link → füllt die Pflichtfelder aus → kann sich in die Treue-Webapp einloggen. Bis dahin führt das Öffnen der Webapp zurück auf das Formular.

Wann das anzufassen ist

• Aktualisiere die Nutzungsbedingungen- oder DSGVO-URLs, wenn du die Dokumente an einen neuen Pfad verschiebst.
• Ändere die Einwilligungs-SMS / -E-Mail, indem du die Vorlage unter Komm. Vorlagen bearbeitest — der hier ausgewählte Vorlagenname übernimmt automatisch den neuen Text (Vorlagen werden referenziert, nicht als Schnappschuss gespeichert).
• Aktualisiere die Empfänger für Datenlöschanfragen, wenn sich die für den Datenschutz verantwortlichen Personen im Unternehmen ändern.
• Deaktiviere den Einwilligungs-Flow, indem du Aktiv ausschaltest — tu das nur, wenn sich operativ geändert hat, wie POS-seitige Registrierung funktioniert.

Warum es wichtig ist, die URLs aktuell zu halten

Mitglieder überspringen oft den Link zu den Bedingungen bei der Registrierung, aber Aufsichtsbehörden nicht — wenn eine Datenschutzbehörde fragt „wem haben Mitglieder zugestimmt?", muss die Antwort das Dokument an der hinterlegten URL sein. Wenn dein Rechtsteam das Dokument aktualisiert und die URL verschoben wurde, stimmen Mitglieder einer 404-Seite zu. Schnelle Kontrolle nach jeder Aktualisierung eines Rechtsdokuments: lädt jede URL noch das richtige Dokument?